Beste gemeente, LEAN is geen bezuinigingsinstrument!

Monique van Dodewaard
BPM consultant & Lean Black Belt

Gemeentelijke organisaties krijgen steeds meer taken van de overheid naar zich toegeworpen en worden gedwongen tot fikse bezuinigingen. Geen wonder dat veel gemeenten momenteel een vergrootglas leggen op de taken en werkzaamheden en bezien wat zij eventueel kunnen afstoten of herstructureren in een samenwerkingsverband. Naast deze reorganisaties zijn ze genoodzaakt ook binnen de taken die behouden blijven efficiencyslagen uit te voeren. Veel gemeenten omarmen daarom het gedachtegoed achter Lean. Haal de verspillingen uit je processen  en behaal hiermee de benodigde kostenreductie, wat bij gemeenten vaak een reductie van de personeelskosten betekent.

Onder het mom van bezuinigingen worden momenteel veel Lean-trajecten gestart en ambtenaren getraind in het signaleren van verspillingen in hun eigen werkprocessen. Alleen is het de vraag of op deze wijze ook daadwerkelijk kostenbesparingen behaald kunnen worden. Veel medewerkers steken direct hun hakken in het zand als ze het woord “Lean” horen. En gezien de reden waarom veel Lean-trajecten worden gestart, is dat ook heel begrijpelijk. Het is nogal veel gevraagd van een medewerker om mee te werken aan een Lean-traject als daarmee je eigen baan op het spel kan komen te staan. Een Lean-traject dat om deze reden wordt gestart heeft daardoor vaak weinig kans van slagen.

Lean draait niet alleen om het terugdringen van verspillingen, maar juist vooral om het toevoegen van waarde voor de klant, in dit geval de burger. Naar mijn idee wordt dit aspect bij gemeenten vaak vergeten. Om burgers tevreden te houden past een eenzijdige visie (haal de verspillingen uit het proces) niet. De burger is pas meer tevreden als er ook daadwerkelijk een goede dienst geleverd wordt. Vaak is dat een medewerker die net iets extra’s doet, iets meer service levert, vriendelijker is, sneller reageert, de voortgang goed monitort en het belangrijkste: de afspraken (of deze nu wettelijk zijn opgelegd of niet) nakomt! In een Lean-traject dient het klant-belang voorop te staan. Lean-trajecten die gestart worden met het doel het realiseren van grote besparingen zijn of gedoemd te mislukken en mogen wat mij betreft geen Lean genoemd worden. Tuurlijk is het altijd goed om te kijken waar je processen efficiënter kunnen worden ingericht, natuurlijk is het juist goed je medewerkers hierbij te betrekken want daar zit immers de inhoudelijke knowhow. Maar doe dit wel om de juiste redenen en vergeet die klant, de burger, niet.

Een gemeente die Lean om de juiste redenen invoert, investeert juist in haar medewerkers. Die medewerkers moeten de tools in handen krijgen om verbeteringen te signaleren en zich gesteund voelen door het management om deze door te voeren. Lean moet gedragen worden door de gehele organisatie en een continu verbetertraject worden. Niet alleen in tijden van crisis Lean uit de kast trekken, maar het onderdeel maken van je managementfilosofie. Het echte succes van Lean zit hem dan ook in de individuele medewerker, die steeds weer verbeteringen wil doorvoeren en daar ook de ruimte voor krijgt.  De meerwaarde van een succesvolle Lean-implementatie moet kortom niet alleen gezocht worden in het eindresultaat, maar vooral in de weg er naar toe. Oftewel het samen creëren, inzicht geven en visualiseren van werkwijzen. En dan kan Lean ook van nut zijn in deze periode van crisis.

Meer weten over continu verbeteren en het toepassen van lean in uw organisatie? Download gratis het whitepaper Continu verbeteren met Lean

Facturen digitaliseren? Vergeet de realiteit niet.

Hans Bloemen
BPM-consultant Sensus-methode 

Wat te doen als je bij een organisatie komt waar men besloten heeft om de factuurstroom te digitaliseren? De eerste vraag is dan: Wat is het doel? En het antwoord: ‘Facturen raken dan niet meer zoek en gaan sneller door de organisatie’. Dat klinkt mooi, maar dat klinkt ook als een ICT oplossing.

Er komen dan 2 vragen bij mij op:
- Lost dit de problemen werkelijk op?
- Wat zijn de onderliggende problemen?

Facturen raken inderdaad niet meer zoek, mits men aan de voorkant volgens afspraak werkt. Maar digitale facturen kunnen net zo goed ‘blijven liggen’ als de papieren versie. Een email of taak is niet veel anders dan een papieren versie die in het bakje op je bureau terecht komt. De vraag is nu: Waarom blijven facturen liggen? Oftewel, wat is het onderliggend probleem. Is de factuurstroom bijvoorbeeld veel te groot of is niet alle informatie beschikbaar om de factuur te kunnen aftekenen? Een digitale factuurstroom lost dit probleem niet op. Hoe moet het dan?

Dat zal ik uitleggen naar aanleiding van een leverancierssessie die ik heb gevolgd bij het Corporatieplein: “Onderhoudskosten? Lijdend of leidend naar uw aannemer!” door SG Automatisering. Een woningcorporatie uit Zeeland beschreef tijdens deze sessie een probleem met de onderhoudskosten voor niet-planmatig onderhoud. Deze waren te hoog en er was tevens sprake van een te grote stroom facturen. De corporatie was aan de slag gegaan om standaardprijzen af te spreken met de aannemers en om verzamelfacturen te gebruiken. Vervolgens is SG bij het traject betrokken om deze nieuwe werkwijze en het herziene proces te ondersteunen. Dit verbetertraject leverde uiteindelijk aanzienlijke besparingen op en is naar mijn idee in de juiste volgorde uitgevoerd. Eerst een goeie definitie van het probleem formuleren, vervolgens de oorzaak onderzoeken en een oplossing bedenken. Daarna bedenken hoe de verbetering vorm moet krijgen, al dan niet met ondersteuning van ICT. En als laatste natuurlijk meten of de gewenste resultaten worden bereikt. Aan de grondslag van het doorvoeren van besparingen en verbetering ligt altijd een transparant en meetbaar proces.

Sterk van de softwareleverancier om een klantcase te nemen, dit door de klant te laten vertellen en zijn eigen rol als softwareleverancier als een ondersteunende rol neer te zetten. Met deze werkwijze van de corporatie zal de factuurstroom veel kleiner worden, waardoor hoogst waarschijnlijk de doorstroom in de organisatie sneller en beter zal zijn en er minder facturen zullen kwijtraken.

Een laatste tip: Hoe kan het eigenlijk dat facturen kwijtraken? In wat voor gevallen gebeurt dat? Misschien ook eens interessant om uit te zoeken.