Beste gemeente, LEAN is geen bezuinigingsinstrument!

Monique van Dodewaard
BPM consultant & Lean Black Belt

Gemeentelijke organisaties krijgen steeds meer taken van de overheid naar zich toegeworpen en worden gedwongen tot fikse bezuinigingen. Geen wonder dat veel gemeenten momenteel een vergrootglas leggen op de taken en werkzaamheden en bezien wat zij eventueel kunnen afstoten of herstructureren in een samenwerkingsverband. Naast deze reorganisaties zijn ze genoodzaakt ook binnen de taken die behouden blijven efficiencyslagen uit te voeren. Veel gemeenten omarmen daarom het gedachtegoed achter Lean. Haal de verspillingen uit je processen  en behaal hiermee de benodigde kostenreductie, wat bij gemeenten vaak een reductie van de personeelskosten betekent.

Onder het mom van bezuinigingen worden momenteel veel Lean-trajecten gestart en ambtenaren getraind in het signaleren van verspillingen in hun eigen werkprocessen. Alleen is het de vraag of op deze wijze ook daadwerkelijk kostenbesparingen behaald kunnen worden. Veel medewerkers steken direct hun hakken in het zand als ze het woord “Lean” horen. En gezien de reden waarom veel Lean-trajecten worden gestart, is dat ook heel begrijpelijk. Het is nogal veel gevraagd van een medewerker om mee te werken aan een Lean-traject als daarmee je eigen baan op het spel kan komen te staan. Een Lean-traject dat om deze reden wordt gestart heeft daardoor vaak weinig kans van slagen.

Lean draait niet alleen om het terugdringen van verspillingen, maar juist vooral om het toevoegen van waarde voor de klant, in dit geval de burger. Naar mijn idee wordt dit aspect bij gemeenten vaak vergeten. Om burgers tevreden te houden past een eenzijdige visie (haal de verspillingen uit het proces) niet. De burger is pas meer tevreden als er ook daadwerkelijk een goede dienst geleverd wordt. Vaak is dat een medewerker die net iets extra’s doet, iets meer service levert, vriendelijker is, sneller reageert, de voortgang goed monitort en het belangrijkste: de afspraken (of deze nu wettelijk zijn opgelegd of niet) nakomt! In een Lean-traject dient het klant-belang voorop te staan. Lean-trajecten die gestart worden met het doel het realiseren van grote besparingen zijn of gedoemd te mislukken en mogen wat mij betreft geen Lean genoemd worden. Tuurlijk is het altijd goed om te kijken waar je processen efficiënter kunnen worden ingericht, natuurlijk is het juist goed je medewerkers hierbij te betrekken want daar zit immers de inhoudelijke knowhow. Maar doe dit wel om de juiste redenen en vergeet die klant, de burger, niet.

Een gemeente die Lean om de juiste redenen invoert, investeert juist in haar medewerkers. Die medewerkers moeten de tools in handen krijgen om verbeteringen te signaleren en zich gesteund voelen door het management om deze door te voeren. Lean moet gedragen worden door de gehele organisatie en een continu verbetertraject worden. Niet alleen in tijden van crisis Lean uit de kast trekken, maar het onderdeel maken van je managementfilosofie. Het echte succes van Lean zit hem dan ook in de individuele medewerker, die steeds weer verbeteringen wil doorvoeren en daar ook de ruimte voor krijgt.  De meerwaarde van een succesvolle Lean-implementatie moet kortom niet alleen gezocht worden in het eindresultaat, maar vooral in de weg er naar toe. Oftewel het samen creëren, inzicht geven en visualiseren van werkwijzen. En dan kan Lean ook van nut zijn in deze periode van crisis.

Meer weten over continu verbeteren en het toepassen van lean in uw organisatie? Download gratis het whitepaper Continu verbeteren met Lean