Ons communicatieproces
is behoorlijk in de war. Waar we vroeger alleen een klantennieuwsbrief via
email hadden om ons nieuws te verspreiden, zijn bij ons ook sinds enige tijd
alle Social Media kanalen in gebruik. In eerste instantie vooral erg wennen:
twitteren en facebooken tussen alle bedrijvigheid door. Maar langzaamaan wordt
voor elk kanaal een heel arsenaal aan ideeën en richtlijnen bedacht. En wordt
het toch wel heel onoverzichtelijk.
Op een gegeven
moment begint er toch iets te knagen in mijn achterhoofd. Hoe kunnen we dit
stroomlijnen, zodat vast staat wanneer wat wordt gecommuniceerd via welk
kanaal? Zodat een bericht niet de ene keer via kanaal X de wereld in wordt
geslingerd en de volgende keer via kanaal Y. Zodat ik mijn werk kan overdragen
als ik op vakantie ga. Ja… processen! Met in het achterhoofd ‘het huis van de
schilder is ook nooit geschilderd’, wil ik laten zien dat het ook anders kan.
Wij stellen
altijd: een eenvoudig of kort proces hoeft niet persee beschreven te worden,
anders kun je bezig blijven. Maar eenvoudig is ons communicatieproces al lang
niet meer. Het gevolg: gezamenlijk aan de slag met onze eigen proceselementen en iconen op het whiteboard. In
enkele uren was team Marketing & Communicatie erover uit wat het doel van
het proces was, welke risico’s eraan kleven, welke maatregelen we nemen en hoe
we de kanalen indelen. Een een aantal nieuwe inzichten rijker.
Maar dan blijkt
ook dat het communicatieproces helemaal niet alleen iets is van het team
Marketing & Communicatie. Ook in een relatief kleine organisatie als die
van ons gaat dit proces over alle lagen. Want de input komt vaak van onze
BPM-consultants. En de directie, die druk is met het uitwerken van nieuwe
ideeën, heeft hiervoor input nodig van onze klanten en geïnteresseerden. Om
iedereen in het proces te betrekken en enthousiast te maken hebben we daarom
iets bedacht. Jaja, er staat nu een heuse flatscreen tegen de wand in ons
kantoor, zodat iedereen onze social media bezigheden kan volgen. En
verbeterpunten kan aandragen! Maar dat moet een fluitje van een cent zijn met
al die BPM-specialisten om ons heen...
De volgende stap
is het verbeteren van ons communicatieproces. Daarvoor zijn wij ons eens aan
het verdiepen in de wereld van social media appjes en tooltjes. Om de
communicatieprocessen te automatiseren, samenvoegen en een helder overzicht
krijgen. Zo zijn wij ook lean!
