Te gast bij een procesverbetersessie

In maart 2014 ben ik te gast bij een procesverbetersessie van Fontijne Grotnes. Benieuwd hoe dit in z’n werk gaat? Met mijn verslag als toeschouwer wil ik u een beeld geven hoe deze organisatie de procesmanagementaanpak van Sensus-methode succesvol inzet en daar haar voordeel uit haalt. Leer ervan en pas het zelf ook toe!

Het proces Product Preparation wordt vandaag onder de loep genomen. In een vorige sessie is het proces al beschreven met behulp van de iconen van Sensus-methode. Nu is het de bedoeling dat het proces nog eens wordt doorgenomen en dat verbeterpunten en feedback van andere afdelingen (peer reviews) wordt verwerkt. Projectleider Guido Hendriks treedt op als gespreksleider. Betrokken personen van het proces zijn aanwezig vanuit verschillende afdelingen, zoals productie, engineering en ERP.

Het proces Product Preparation blijkt een lastig proces. Dit houdt in: al het voorbereidende werk voordat er geproduceerd kan worden. Ten eerste is dit proces een nieuwe werkwijze, een nieuwe afdeling. Maar ook de herindeling van een aantal functies maakt dat er nog wat onduidelijkheid bestaat over hoe het doelproces het beste kan verlopen.

Het proces wordt van begin tot eind doorgelopen. Klopt het wat er staat en loopt het in werkelijkheid ook zo? Tijdens de sessie ontstaat er wat onduidelijkheid over een keuzemoment en de verschillende processtromen die daaruit volgen. De discussie wordt afgeleid doordat iedereen steeds terugvalt in het al beschreven proces, wat blijkbaar toch niet juist is. Het proces wordt daarom toch opnieuw op het whiteboard gevisualiseerd met de Sensus-iconen, om een nieuw praatstuk te hebben en niet te worden afgeleid door wat al is beschreven. Een goede zet blijkt snel, want vrij snel is iedereen het erover eens hoe het proces dan wél verloopt.

Procesmodelleren met Sensus-iconen

Aandachtspunten worden opgeschreven op een puntenlijst om later nog te worden uitgezocht. Er wordt tijdens het modelleren veel met iconen geschoven en ieder neemt om de beurt de whiteboardpen in de hand om wat aan te vullen of te verbeteren. Soms zijn er hevige discussies. “Nee ik weet zeker dat dit zo moet!” Maar ook er wordt veel begrip getoond tussen de medewerkers en langzaamaan ontstaat er een procesflow op het whiteboard waar iedereen zich in kan vinden. Wat me opvalt is dat iedereen erg enthousiast meedoet. Ze vertellen graag over hun werk en hoe ze zaken aanpakken.

Wat bovendien opvalt is dat de betrokkenen niet alles van elkaar weten en niet altijd weten hoe zij zaken aanpakken. Al discussiërende ontstaat inzicht in elkaars werk. Guido stuurt het gesprek, hij stelt neutrale vragen om de informatie boven tafel te krijgen. “Oke, je maakt hier de keuze om een artikel zelf te maken of te bestellen. En wat gebeurt er dan?” Maar hij grijpt ook in als het gesprek te veel in detail gaat, als er teveel de diepte in wordt gegaan. Kleine verbeterpunten worden direct doorgevoerd in het proces. “Nee die documentatiemap, die nodig is voor de productie-afdeling, is makkelijker om later in het proces samen te stellen. Dan zijn alle keuze’s gemaakt en is alle informatie beschikbaar.” Er worden bovendien manieren bedacht om bijvoorbeeld het aantal overgebleven onderdelen na een project te verminderen. “Wat doen we eigenlijk met die onderdelen die na een afgerond project overblijven? Wie beslist dat? En hoe zorgen we dat dit vermindert?” Zo wordt direct al een eerste stap gezet naar het uiteindelijke doel: het verminderen van faalkosten.

Van whiteboard naar Process Modeller iPad app

De tijdsplanning van de 4 uur durende sessie wordt goed in de gaten gehouden door Guido. Er is regelmatig pauze en er wordt niet te lang over dingen doorgepraat. Nadat het proces op het bord staat en iedereen het erover eens is dat dit de goede werkwijze is, worden de aandachtspunten van de vorige sessie doorgenomen. Deze aandachtspunten zijn door verschillende mensen op de procesposters geschreven die in de gang hangen. Ook wordt er gecheckt of het proces nog binnen de kaders valt die al eerder zijn vastgelegd met behulp van de proceselementen. Zoals het begin en –eindpunt van het proces, de input en de randvoorwaarden; klopt dit nu nog? Conclusie: een zeer leerzame sessie, er is veel inzicht in de organisatie ontstaan dankzij Sensus-methode. Niet alleen voor mij, maar zo te zien ook voor de betrokken medewerkers van het proces.

Meer over het BPM-project van Fontijne Grotnes leest u op sensus-methode.nl.

Eileen Samsom - Marketing medewerker Sensus-methode