Rollen in Business Process Management

Hans Bloemen
BPM specialist

Het beschrijven van werkprocessen heeft altijd een doel. Dat kan variëren van efficiënter werken tot certificering tot het implementeren van procesgericht werken al dan niet in relatie tot bijv. INK. Ook bij populaire ontwikkelingen als het LEAN maken van werkprocessen of het opstellen van klantgerichte werkprocessen leveren procesbeschrijvingen een belangrijke bijdrage.

Maar met het beschrijven van processen,  het verbeteren op basis van een proces of het klantgericht maken van werkprocessen ben je er nog niet. Je zult een aantal BPM rollen moeten beschrijven en toekennen.

Bij allerlei BPM methoden kom je een grote diversiteit aan rol-namen tegen die in relatie staan tot het Business Process Management: Procesmanager, procesbeheerder, proceseigenaar, procesbewaker,  procesanalist, procesarchitect, procesontwerper, procesverantwoordelijke, procescoach, procesexpert, procescoördinator, procesauditor, procesadviseur, procescontroller, procesleider.

What’s in a name?  Sommige rol-namen zijn ondubbelzinnig, zoals procesauditor. Andere worden heel verschillend gebruikt, zoals proceseigenaar. Het maakt niet veel uit hoe je een rol noemt, als binnen de organisatie maar bekend is bij welke rol welke taken en verantwoordelijkheden horen.

De volgende twee rollen zijn essentieel om procesmanagement überhaupt van de grond te krijgen:

• Verantwoordelijkheid voor het proces. Deze rol zorgt dat er een goed proces staat waar de organisatie mee overweg kan. Tevens zorgt deze rol ervoor dat iedereen op de hoogte is van actuele ontwikkelingen en hij/zij is het aanspreekpunt voor het proces in het kader van efficiëntie- en kwaliteitsverbeteringen. Bij voorkeur is dit een medewerker die eveneens een rol heeft in het proces en alles van het proces afweet, ook over de afdelingsgrenzen heen.
• Verantwoordelijkheid voor het resultaat. Deze rol bewaakt de resultaten en legt verantwoording af voor het behaalde resultaat. Bij voorkeur is dit de manager van de afdeling waar een belangrijk deel van het proces zich afspeelt.

De overige rollen worden ingevuld al naar gelang de grootte van de organisatie en het doel van het beschrijven van de werkprocessen. Hiernaast zal het duidelijk zijn dat er ook afspraken gemaakt moeten worden, zoals hoe om te gaan met wijzigingen van processen. Hiervoor moet een proces beschreven worden waarin de bovengenoemde 2 rollen zullen acteren.

Binnen de tooling waarin de werkprocessen zijn vastgelegd is het belangrijk om per proces de genoemde verantwoordelijkheden vast te leggen.