Facturen digitaliseren? Vergeet de realiteit niet.

Hans Bloemen
BPM-consultant Sensus-methode 

Wat te doen als je bij een organisatie komt waar men besloten heeft om de factuurstroom te digitaliseren? De eerste vraag is dan: Wat is het doel? En het antwoord: ‘Facturen raken dan niet meer zoek en gaan sneller door de organisatie’. Dat klinkt mooi, maar dat klinkt ook als een ICT oplossing.

Er komen dan 2 vragen bij mij op:
- Lost dit de problemen werkelijk op?
- Wat zijn de onderliggende problemen?

Facturen raken inderdaad niet meer zoek, mits men aan de voorkant volgens afspraak werkt. Maar digitale facturen kunnen net zo goed ‘blijven liggen’ als de papieren versie. Een email of taak is niet veel anders dan een papieren versie die in het bakje op je bureau terecht komt. De vraag is nu: Waarom blijven facturen liggen? Oftewel, wat is het onderliggend probleem. Is de factuurstroom bijvoorbeeld veel te groot of is niet alle informatie beschikbaar om de factuur te kunnen aftekenen? Een digitale factuurstroom lost dit probleem niet op. Hoe moet het dan?

Dat zal ik uitleggen naar aanleiding van een leverancierssessie die ik heb gevolgd bij het Corporatieplein: “Onderhoudskosten? Lijdend of leidend naar uw aannemer!” door SG Automatisering. Een woningcorporatie uit Zeeland beschreef tijdens deze sessie een probleem met de onderhoudskosten voor niet-planmatig onderhoud. Deze waren te hoog en er was tevens sprake van een te grote stroom facturen. De corporatie was aan de slag gegaan om standaardprijzen af te spreken met de aannemers en om verzamelfacturen te gebruiken. Vervolgens is SG bij het traject betrokken om deze nieuwe werkwijze en het herziene proces te ondersteunen. Dit verbetertraject leverde uiteindelijk aanzienlijke besparingen op en is naar mijn idee in de juiste volgorde uitgevoerd. Eerst een goeie definitie van het probleem formuleren, vervolgens de oorzaak onderzoeken en een oplossing bedenken. Daarna bedenken hoe de verbetering vorm moet krijgen, al dan niet met ondersteuning van ICT. En als laatste natuurlijk meten of de gewenste resultaten worden bereikt. Aan de grondslag van het doorvoeren van besparingen en verbetering ligt altijd een transparant en meetbaar proces.

Sterk van de softwareleverancier om een klantcase te nemen, dit door de klant te laten vertellen en zijn eigen rol als softwareleverancier als een ondersteunende rol neer te zetten. Met deze werkwijze van de corporatie zal de factuurstroom veel kleiner worden, waardoor hoogst waarschijnlijk de doorstroom in de organisatie sneller en beter zal zijn en er minder facturen zullen kwijtraken.

Een laatste tip: Hoe kan het eigenlijk dat facturen kwijtraken? In wat voor gevallen gebeurt dat? Misschien ook eens interessant om uit te zoeken.